On me pose souvent la question… Et la réponse est non!
La numérisation, ça peut être une bonne solution, peut-être bien la meilleure solution dans votre contexte. Mais elle vient avec des risques qu’on ne peut ignorer. Des enjeux légaux, face au maintien de l’intégrité de nos documents à valeur juridique. Et bien sûr des enjeux financiers. Ce n’est pas gratuit, la numérisation. On n’entre pas dans notre argent rapidement, peut-être même jamais ! Encore pire si on numérise pour partager, tout en conservant et classant le papier : on double la perte de temps, et les frais !
La numérisation, ce n’est pas la seule solution. Et je prends cette phrase dans ses deux sens :
- Ce n’est pas la seule solution pour avoir accès, partager ou collaborer autour des documents. Transformer numériquement (et au plus vite) tout votre processus est une meilleure pratique. Et garder les dossiers moins utilisés en format papier. L’entreposage peut coûter moins cher que la numérisation.
- Et ce n’est pas la seule solution à implanter. Même si vous faites numériser tous vos dossiers, vous devez penser à une solution réceptrice, un dépôt sécurisé pour y classer automatiquement vos documents, les conserver, les rechercher pour y accéder.
La numérisation, ça fait partie des solutions. C’est très utile pour partager et soutenir la collaboration autour de documents et engager le changement. Et pour récupérer de l’espace rapidement (dans le respect des règles d’intégrité et de destruction). Aussi pour ingérer un document reçu papier dans un workflow ou dans un système de reconnaissance intelligente de documents.
Ce que je vous recommande :
- Organiser vos processus pour ne plus ajouter/produire du papier.
- Prendre les mesures de sécurité pour assurer l’intégrité de vos documents à valeur juridique (peu importe leur support).
- Numériser les documents courants qui doivent entrer dans votre processus qui lui, est maintenant totalement numérique.
- Si vous devez numériser vos dossiers, débutez par les dossiers* courants, ceux qui sont dans votre charge de cas ou vos assignations. Ceux dont vous avez besoin pour passer rapidement au bureau sans papier.
- Ensuite, vous procéderez à la numérisation des archives si c’est nécessaire.
Bien sûr, ces recommandations valent si vos règles d’affaires ou professionnelles vous permettent de procéder à la numérisation et de détruire vos documents sources en toute légalité**. Et la façon dont vous pouvez automatiser vos processus dépend de vos logiciels, de leurs fonctionnalités et leurs architectures, qu’il s’agisse d’un système métier ou d’un système de gestion documentaire.
Alors, « est-ce que je devrais numériser mes dossiers ? Est-ce la meilleure solution ? » La numérisation, c’est une bonne solution. Mais qui doit être bien encadrée, pour éviter que ça se transforme en gouffre financier.
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